市面上多數產品都有「鍵盤輸入紀錄」功能。我們沒有。我們數按鍵次數，但不保存你打了什麼——這不是技術限制，是決定。
去問任何一個把這功能開了一整年的主管，他打開過幾次。常見答案是「好奇看過一兩次」。存了十二個月的內容，只為了看兩次，風險和回報完全不成比例。
每個區間的按鍵次數，加上活動與閒置時間。這回答了企業真正想問的問題——「這些小時背後有沒有實際工作」——而一個字都沒存。
合法場景是有的：受監管產業、調查特定資料外洩、共用機器且可存取機敏資料。這些用「期間限定、書面核准、記錄誰看過什麼」的機制處理。差別在於那是有日期的例外，不是全體員工的預設值。
一般資訊，不構成法律意見。
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採購決定幾乎都會收斂到同一個問題：裝在自己的伺服器，還是租雲端？以下是功能表上看不出來、但真正會有差別的五件事。
雲端的紀錄在廠商機房，自架在自己的伺服器。真正有差的時候，是有人用書面問你的時候：稽核、製造業客戶、公共標案。那時「在廠商的雲端」這句話就把對話結束了。
雲端是每位使用者月費，一直付。自架是永久授權加上你已經有的伺服器。看三年，自架通常便宜；看六個月，幾乎都是雲端。該問的不是哪個便宜，而是你要用多久。
雲端由廠商更新與備份。自架就是自己的事：更新、備份，還要試著還原。很多公司選了自架，第三年才發現沒有人試過還原。
規劃得當的一台大約 2,000 台。再上去就要分散。雲端的上限是合約決定的，不是硬體——但帳單也是。
自架換自架：複製資料庫就好。雲端要搬走：得匯出，而格式取決於廠商。簽約前問一句「我可以用什麼格式把所有東西帶走」，不用錢，能省好幾年。
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簽約前真正會問的不是「多少錢」，而是「我要什麼伺服器」。而這個答案幾乎都是猜的數字。以下是實際算法。
一台規劃得當的伺服器，用一般模組（工時、應用程式、檔案）可以跑到約 2,000 台。改變這個數字的不是台數，而是三個模組：高頻截圖、常時螢幕錄影、檔案內容檢查。500 台開常時錄影，卡住的是硬碟，不是 CPU。
截圖：台數 × 每天張數 × 250KB × 保留天數。200 台、每 10 分鐘一張（一天約 48 張）、保留 30 天：
200 × 48 × 250KB × 30 ≒ 72GB
加進錄影就換一個量級。經驗值：同樣長度下，錄影是截圖的20 到 60 倍。
中繼資料（活動、應用程式、檔案）相對圖片很輕，每 100 台一年大約幾 GB。真正會長大的是搜尋索引，建議每季檢查。
只送中繼資料的代理程式幾乎不佔頻寬。截圖是壓縮後分批送出的；真正的尖峰發生在有人打開畫面回放時，不是平常上班時。
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員工離職時，IT 會記得停用帳號、收回筆電，卻幾乎沒有人記得監控資料：哪些要留、哪些要刪、之後誰可以看。
留的是能證明僱傭關係的：在職期間、記錄的工時、人事檔案。刪的是原本用於營運、現在已經不需要的：截圖、沒有事故的應用程式使用紀錄、瀏覽紀錄。
一個好用的判準：如果半年後沒有人能說出這個資料要幹嘛，它就不該還在那裡。
離職當天把整個帳號刪掉。很快、看起來很乾淨，卻把「誰看過什麼」的存取紀錄一起消滅。等到爭議出現，公司反而證明不了自己做對了什麼。
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多數監控專案失敗不是因為工具，而是因為太急：第一週就全員安裝，為什麼要做的說明卻在後面。照這個順序做，可以避開那個問題。
「我們想知道 X，好讓我們決定 Y。」這句話寫不出來，就表示時機還沒到。同一張紙上也要寫下不做的事：不做常時截圖、不讀訊息內容、不做位置追蹤。
書面通知、30 分鐘說明會、一個收問題並公開回答的窗口。在這裡出現的反對成本很低；第三個月才出現的反對很貴。
只開必要的模組，每週檢視。用來確認資料正確、調整保存期限，以及發現系統真的跑起來之後大家會問什麼。
全員安裝、保存規則生效，並在 30 天後問三件事：它讓你們做了哪個決定？哪個功能是多餘的？還缺什麼？
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薪資爭議大多不是出於惡意，而是沒有一份雙方都信得過的紀錄。如果唯一依據是「我自己有記」，爭議幾乎必然發生。
薪資需要的是時間，不是內容：什麼時候工作、工作了多久；不是打了什麼字、螢幕上出現什麼。把兩者混在一起，工時問題就會變成監控問題。
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員工反對監控時，第一小時決定這件事是被處理，還是被僵住。有效的不是說服，而是聽與記錄。
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這個部落格已發布的指南索引。
iMonitor EAM · 價格與授權 · 記錄什麼、不記錄什麼
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「以防萬一全部留著」是多數監控專案的預設值，也是稽核最容易失分的地方。保存期限是一個決定，不是儲存設定。
而且應該寫進告知書：「截圖在 30 天後刪除」是員工可以評估的事實，能降低疑慮。
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允許員工用自己的筆電或手機，省錢，但讓法遵變複雜。真正該問的不是「能不能監控私人裝置」，而是「這台裝置的哪一部分是公司的」。
可以記錄： 公司應用程式的使用、對公司系統的存取、在這些系統裡的操作，以及從中流出的檔案。這些屬於職務行為，與裝置所有權無關。
不該記錄： 私人訊息、照片、下班後的位置、私人聯絡人，以及非工作時間的畫面內容。在私人手機上持續截圖的代理程式，就算沒有人去查看，設計上就已經在記錄私生活。
如果目的是保護資訊而不是看人，公司系統上的資料外洩防護通常就夠了：哪些檔案被複製、複製到哪個載體、走哪個通道。這些記錄在公司伺服器上，不需要在私人手機裝代理程式。
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