要跟員工說明監控時，多數公司卡住的地方不是「不知道要寫什麼」，而是寫出一份太籠統、事後解釋不清的通知。「本公司基於業務管理需要，得視情況監控員工電腦」——只寫這一句，員工不知道你看到什麼、誰能看、資料留多久，日後有爭議時你也拿不出站得住腳的依據。
這一頁提供可直接複製的通知範本，以及改成自家版本時該注意的地方。本文為一般性資訊，不構成法律意見；與工作規則的搭配請諮詢專業人士。
通知一定要有的七個元素
- 目的：為什麼要記錄（出勤管理、資訊安全、流程改善）。能只留一個就不要寫三個。
- 適用範圍：哪些電腦、哪些部門、幾台。
- 會記錄的項目：開關機時間、應用程式使用、是否截圖等，具體列出。
- 不會記錄的項目：例如「私人信箱不在範圍內」。主動寫出來，員工的接受度會明顯不同。
- 誰可以查看：用職務角色寫，不要只寫「管理單位」。
- 保存期間：留幾個月，期滿怎麼處理。
- 聯絡窗口：有疑問或異議要跟誰說。
可直接使用的範本
把下面內容複製到公司文件，只需替換粗體括號的部分。
員工電腦使用監控告知書
各位同仁：
為維護公司業務正常運作及保護資訊資產，本公司將依下列方式記錄公司配發電腦之使用情形。本告知書於記錄開始前送達全體員工。
一、目的
為【出勤管理、防止資料外洩、改善作業流程】之目的。
二、適用範圍
公司配發之【Windows／macOS】電腦（【部門、台數】）。
三、記錄項目
開機與關機時間、業務應用程式使用情形、【是否擷取螢幕畫面】、【是否記錄檔案操作】。
四、不記錄項目
私人電子郵件內容、私人雲端服務使用內容、鍵盤輸入的文字本身（僅統計輸入量時，另行告知）。
五、可查看人員
限【資訊部門管理者】及【人資部門主管】，且每次查看均留存紀錄。
六、保存期間
自取得日起【三個月】，期滿即刪除。
七、員工權利
員工得向【資訊部門】申請查詢與自己有關之記錄。
八、聯絡窗口
【部門、聯絡人、分機】
員工若不同意本告知書，本公司不會僅因此對其為不利對待；惟公司電腦使用相關規範仍一體適用。
【公司名稱】
【公告日期】
改寫時的檢查點
- 不要用「必要時」：這三個字會把範圍無限放大，請改為列舉項目。
- 一定要寫「不記錄什麼」：員工最在意的就是這一塊，寫清楚能大幅降低疑慮。
- 查看權限用角色寫：只寫「管理階層」太寬，請寫到部門與職稱。
- 保存期間要連同刪除一起寫：只寫「保存三個月」不夠，要寫「三個月期滿刪除」。
- 與工作規則保持一致：告知書與工作規則的記錄項目若不同，一旦被比較就難以說明。
怎麼發比較有效
- 先修訂工作規則或內部管理辦法（涉及勞工權益者依規定報請核備）
- 全體以同一份文面發送，不要只用一封 email
- 安排部門說明會，當場接受提問
- 回收確認書或同意書，並註明拒絕不會導致不利對待
- 記錄開始後，開放員工查詢自己的記錄
常見問題
告知書和同意書是同一份嗎
不是。告知書說明「公司會做什麼」，同意書確認「員工已了解」。只有告知沒有確認，或只有簽名沒有告知，兩種情況在實務上都站不穩。
用 email 通知一次可以嗎
能讓員工知道有這回事，但很難確保理解。安排說明會比較能避免日後「我沒被告知」的爭議。
可以只發通知、不改工作規則嗎
若工作規則中沒有相關規範，只發通知就開始執行，容易產生規範落差。建議先把規章補齊。
本文為一般性資訊，不構成法律意見。工作規則修訂與個人資料處理，請諮詢專業人士。最後更新：2026年10月23日。