「以防萬一全部留著」是多數監控專案的預設值，也是稽核最容易失分的地方。保存期限是一個決定，不是儲存設定。

依資料類型訂起點

• 工時（登入、活躍、閒置）：一個薪資週期，加上薪資爭議的法定保存期限。
• 應用程式與網站使用：明細 30～90 天，彙總可留更久。
• 按鍵次數：30 天，只用來看趨勢。
• 畫面截圖：14～30 天，進行中的調查除外。
• 檔案傳輸與 USB：90～180 天。
• 存取紀錄（誰看過什麼）：一年。

讓這張表站得住的三條規則

1. 在系統裡強制，不靠規定。 如果刪除取決於某人記得，就不會發生。
2. 把法律保全和日常保存分開。 進行中的調查要明確列為例外，並指定負責人與結束日。
3. 把理由寫在數字旁邊。「90 天，因為檔案爭議多在一個季度內浮現」在換了主管之後還站得住；「90 天，因為那是預設值」不行。

而且應該寫進告知書：「截圖在 30 天後刪除」是員工可以評估的事實，能降低疑慮。

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一般資訊，不構成法律意見。

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