電子郵件監控：員工的郵件，公司到底能不能看？
郵件是企業裡最正式的溝通管道，也是最容易洩密的管道。一張報價單、一份合同，幾秒鐘就能寄出去。所以郵件監控一直是企業資安的重頭戲。
iMonitor 能記錄哪些郵件
iMonitor 可以記錄兩大類郵件：一是透過郵件用戶端（Outlook、Foxmail 等）收發的信件，二是透過網頁郵箱（Gmail、QQ信箱、企業郵箱等）在瀏覽器裡收發的信件。記錄的內容包括收件人、寄件人、主旨、內文，以及附件。也就是說，員工在公司電腦上用任何方式寄出去的信，都會留下完整的紀錄。
實務上的管理分寸
郵件監控最忌諱「什麼都看」。比較成熟的做法是：平時只靠系統記錄，管理者不主動翻看；但設定敏感關鍵字警報，比如報價、合同、客戶名單這些詞出現在外發郵件時，系統自動通知管理者。這樣既不侵犯員工正常郵件往來，又能把真正重要的洩密風險抓住。
另外，郵件監控應該明確限定在公司信箱與公司電腦範圍內。員工用私人手機寄私人信件，本來就不在監控範圍，事先把這條界線講清楚，員工反而會更配合。
外發審批：把防線再推進一步
對於高度機密的企業，iMonitor 加密版還支援外發審批——特定類型或含特定關鍵字的郵件，需要主管審核後才會真正寄出。這就把郵件監控從「事後追溯」提升到「事前管控」，是金融、設計、政府單位常用的配置。
一句話：郵件全記錄、平時不翻看、關鍵字觸發警報，是最平衡的做法。
郵件監控常見問題
Q：員工用私人信箱寄公司業務郵件，能記錄嗎？在公司電腦上用網頁版私人信箱寄的信，一樣會被記錄——iMonitor 記錄的是電腦上的郵件行為。
Q：外發審批會不會影響正常業務？審批可以設定「白名單」——正常業務往來的對象不受限，只對敏感關鍵字或特定類型郵件觸發審批，兼顧效率與安全。
